روزمه یا CV شما آماده ی ارساله. حالا تموم کاری که باید انجام بدین، نوشتن اساسی ترین بخش خواسته تونه: نامه ی توجیهی!

این سؤال خیلی از افراد جویای کاره که فرستادن نامه ی توجیهی (cover letter) به همراه رزومه، برایبدست آوردن شغل دلخواه مون، کار مناسبیه؟ جواب مثبته! چون بدون نوشتن یک نامه ی توجیهیِ خوب، احتمال خونده شدن روزمه ی شما بسیار کمه. نامه ی توجیهی، اولین فرصتِ شما واسه تحت اثر قرار دادنِ کارفرمای احتمالی تونه. به یاد داشته باشین که شما قراره به کمک رزومه و نامه ی توجیهی ، خودتون، مهارتای تون و تجربیات تون رو به کارفرما یا شرکت مورد نظر عرضه کنین. پس این نامه، چیزی بیشتر از یک یادداشت همراه یا روکشِ محافظ واسه رزومه تون به حساب میاد. ، نامه ی توجیهی،­ بخشی از خواسته تونه که تصویرِ گویایی از شما به کارفرما ارائه می ده و با فریادی بلندتر از بقیه متقضیانِ اون شغل می گه: «من! من! شما به من احتیاج دارین!»

 

قانون اساسیِ نامهای توجیهی!

نامه ی توجیهی شما باید متناسب با هر بخش، هر کارفرما و هر شغل باشه.

شما نمی تونین خیلی راحت قسمتایی از خواستهایی که قبلی ارسال کردین رو ببُرید و به هم به چسبانید (کپی-پیست کنین)، پس بیهوده سعی نکنین. نامه ی توجیهی باید نشون بده که شما نیازای این شرکت و این موقعیت خاص رو می شناسین، پس باید با در نظر داشتن اون شغل نوشته شه.

تنها استثنای ممکن، وقتیه که تعداد زیادی خواسته،­ واسه سازمانایی مثل، در یک بخش و واسه یک نوع شغل می نویسید. اما حتی در این حالت هم، بهتره که نامه تون رو کمی دست کاری کنین.

نکات عملی

این راهنماییای کلی درباره ساختار کلی نامه تون به شما کمک می کنه.

  • مهمه بدونین، خواسته تون رو پست می کنین یا با ایمیل می فرستید و اینکه اون شرکت نامه رو به شکل سندی جداگونه یا به عنوان توضیح لیاقتا یا ایمیل ضمیمه، می خواد. فرستادن نامه ای با فرمت نادرست کافیه تا خواسته تون سر از سطل زباله دربیاورد.
  • اگه از شما خواسته شده که نامه ای حتی از راه ایمیل، ارسال کنین، اون نامه باید موارد زیر رو شامل شه:

  1. آدرس شما و نشانی ایمل تون، در گوشه بالا، طرف راست.
  2. نام و نشانی فردی که نامه رو واسه اون می فرستید. اگه نامه رو با ایمیل می فرستید، احتیاجی به نوشتن آدرس پستی کامل نیس، اما باید دست کم نام کامل، عنوان شغلی و در زیر اون «از راه ایمیل» رو بنویسین.

  • احتیاجی به نوشتن شماره تلفن تون نیس، به ویژه اگه قبلا اونو در روزمه تون نوشته اید.
  • اگه نام شخصی رو که براش نامه می نویسید، میدونید، نام اونو با لقب مناسب بنویسین: «آقا/خانوم… محترم». ننویسید: «جون اسمیت عزیز». اگه نمی تونین نام فرد مورد نظر رو پیدا کنین، بنویسین: «آقای محترم».
  • اگه اون موقعیت شغلی، شماره منبع یا عنوان شغلی خاصی داره، حتما اونو زیر عبارتِ «آقای محترم» بنویسین. مثلا بنویسین «پست معاون اداری».
  • از یک فونت استاندارد و خوانا استفاده کنین که خیلی ریز نباشه. به عنوان یک قانون ی کلی، فونت تایمز نیو رمن (Times New Roman) از ۱۴ و آریال (Arial) از ۱۲ نباید کوچیک تر باشه تا قابل خوندن باشه.
  • نامه باید بیشترین حد دو برگه ی A4 باشه.

متن نامه­ ی توجیهی یا نامه ی توضیح لیاقت

پاراگراف مقدمه (معرفی)

این پاراگراف باید اصل مطلب رو واسه معرفی شما به نحوی که متناسب با شغل، شرکت و ویژگیاتون باشه، برسونه. لحن اون به شغل و به بخش مورد نظر بستگی داره. مثلا:

روزمه ی من واسه خواسته شغل «الف» که در نشریه یا سایت «ب» آگهی شده بود، پیوست شده. به باور ی من، مجموعه مهارت ها و تجربیاتم (به ویژه تجربه کاری ام در شرکت «پ» یا توانایی ام در انجام کار «ت»)، منو به گزینه ایده آلی واسه این موقعیت شغلی تبدیل کرده.

اما اگه واسه شغلی بسیار نامحتمل و متفاوت با تجربیات قبلی تون خواسته میدید، پس باید در پاراگراف اول «ریخت­ وپاشِ» بیشتری کنین و متنی مثل این بنویسین:

شاید به این فکر کنین که من به چه دلیل واسه اینجور شغلی خواسته دادم، در حالی که مهارت ها و تجربیاتم با بقیه خواهندگان بسیار متفاوته. به هر حال، من باور دارم که این شغل واسه من بسیار مناسبه، چون که با روش منحصر به فردم در انجام اون، فلان مهارت و فلان تجربه کاری رو در اختیار شرکت تون قرار میدم که منافع بسیاری واسه شما در بَرخواهد داشت.

از اینکه جسور به نظر برسین، نترسین اما مثل رزومه یا CVتان، درباره مهارت ها یا تجربیات تون دروغ نگید.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چه جوری بر ترس از رانندگی پیروز شیم؟ 

بخش اصلی

بخش اصلی نامه ی توجیهی شما باید دور و بر توضیح شغلی و خصوصیات فردی باشه. باید درباره کارایی که انجام دادین و مهارتایی که شما رو شایسته این شغل می کنه، توضیح بدین.

مثالایی بیارین که نشون بده شما قبلا چیجوری ملزومات این شغل رو برآورده کردین. تا جایی که ممکنه درباره کارتون، نتایجی که به دست آورده اید و اینکه به چه دلیل مطمئن بودین که موفق میشید، به روشنی حرف بزنین.

تا حد امکان، کمتر درباره موقعیت شغلی و بیشتر درباره کاری که خودتون انجام دادین، حرف بزنین. تا جای ممکن در مورد کارای قبلی، دستاوردهایی که داشته اید و دلیل موفق بودن اونا، مصداقی صحبت کنین، موارد زیر می تونن مثالای خوبی باشن:

«دویست نفر در اون مراسم شرکت کردن و مبلغ خیلی زیادی واسه خیریه جمع آوری شد.»

حرفایی که بقیه گفتن، مثل:

«بازخوردهایی دراین باره به من رسیده که کارکنانم موقع بیان مشکلاتشان با من احساس راحتی می کنن.»

یا

«مدیرم اصرار منو واسه یافتن راه حل تا زمانی که توافقی انجام بشه، تشویق می کرد.»

شاید بد نباشه بخش اصلی نامه تون رو به بخشای فرعی دیگری با تیترهای متفاوت تقسیم کنین تا بررسی توانمندیای تون واسه کارفرما راحت تر شه. به همین ترتیب، اگه چند تا از مثالای تون واسه بعضی از ملزومات شغل مورد نظر سودمنده، واژهای دقیقی در مورد مشخصات فردی رو به کار ببرین، مثلا بگید:

«من توانایی ام رو در انجام کار «الف» اثبات کردم.» یا «این مورد، تجربه منو واسه کار «ب» اثبات می کنه.»

چند جمله مفید دیگر در زیر اومده:

  • «توانایی من در اداره/مدیریت/انجام کار «الف» احتیاج به توضیح اضافه نداره. این فهرستی از موفقیت ام در این کاره.»
  • «امیدوارم با توجه به فهرست شغلای سابقم روشن باشه که من در شغل ناظر (یا هر کاری که می خواید واسه اون اقدام کنین)، فردی بسیار منعطف/مناسب هستم.»
  • «اولین بار مهارت «الف» رو در کار «ب» به دست آوردم، اما در شغلای بعدی ام هم این مهارت رو ارتقاء دادم.»

هنگامی که همه چیز رو نوشتید، دوباره نگاه کنین تا مطمئن شید که همه مهارت ها و تجربیاتی رو که به عنوان خصوصیات فردی «اجباری» اشاره شده، نوشته اید. ، تا جایی که ممکنه ویژگیای رو که امتیاز بیشتر حساب می شن، هم بگید. اگه این کار رو نکنین، شاید خواسته تون به طور خودکار رد میشه.

شاید فکر کنین که نوشته شما خیلی طولانی شده. متن رو اونقدر ویرایش و پرداخت کنین تا تموم چیزی که رو که باید گفته شه، در دو صفحه (اگه قراره که نامه رو جداگونه بفرستید) یا تقریبا دو صفحه (در صورتی که قراره که ایمیل توجیهی بفرستید) نوشته باشین. به خاطر داشته باشین که کارفرماها یا گروه استخدام کنندگان، شاید باید نامهای بسیاری رو در زمان محدودی بخونن.

پاراگراف پایانی

این پاراگراف باید نامه ی شما رو خوب پایان بده و بدون این که مغرورانه به نظر بیاد، به روشنی واسه خواننده مشخص کنه که پس از خوندن اون چه اقدامی باید بکنه.

پس مثلا باید بنویسین:

«امیدوارم که این نامه شما رو قانع کرده باشه که من مهارت و تجربه کافی رو واسه گرفتن شغل «الف» دارم. منتظر جواب شما هستم.»

اگه نامه تون رو به نام فرد خاصی برگشت دادین، با عبارت «ارادتمند شما» و وگرنه، با عبارت «با تشکر» امضا کنین.

چک کنین و بفرستید

هنگامی که نامه تون رو تموم کردین، با دقت اونو بازخوانی کنین. بعد از کسی که بهش اعتماد دارین و توانایی بررسی دقیقِ جزئیات رو داره، بخواهید که نامه تون رو دوباره بخونه و خطاهای تایپی (نوشتاری)، دستوری و تناقضات اونو پیدا کنه.

اگه بتونین کسی رو پیدا کنین که با اون بخش و یا اون شغل آشنایی داره و می تونه نامه تون رو بررسی کنه، بسیار کمک تون می کنن. اینجور افرادی می تونن مشکلات احتمالی رو تشخیص دهند یا راه هایی پیشنهاد کنن تا نامه تون رو طوری اصلاح کنین که بیشترین اثر رو داشته باشه.

آخرین، ولی نه کم اهمیت ترین نکته، اینه که به یاد داشته باشین حتما از قالب خواسته شده استفاده کنین؛ چه در مورد نامها، چه در مورد متن ایمیلا یا پیوست هاشون.

در آخر…

به یاد داشته باشین که هر چه خواستهای بیش تری بفرستید، مصاحبهای بیش تری می گیرین، پس اگه اولین خواستهای تون ناموفق بودن، ناامید نشید.

حتی شاید از خیلی از سازمانا هیچ پاسخی دریافت نکنین، اما به فرستادن خواستهای هدفمند و سعی واسه گرفتن بازخوردهایی از هر جای ممکن واسه بهبودِ موارد بعدی، ادامه بدین. اینطوری، به احتمال زیاد به زودی مصاحبهایی خواهید گرفت.

منبع : skillsyouneed.com


دسته‌ها: آموزشی